Documentation

All you need to know about stackRooms

About stackRooms

What is stackRooms?

stackRooms est un logiciel permettant la gestion quotidienne d'un hôtel, un bed and breakfast, d'un gîte ou d'une auberge. Disponible en plusieurs langues, stackRooms offre une multitude d'outils et de rapports pour vous permettre de suivre de près l'évolution de votre établissement ainsi que de la satisfaction de votre clientèle.


Who is stackRooms for?

stackRooms s’adresse à tous les gestionnaires d'établissements recevant du public à des fins d'hébergement. L'utilisation de stackRooms ne nécessite aucune connaissance technique. La majorité des modules est accessible facilement, ce qui vous permet de configurer le système de A à Z (taxes de vente, facturation, planning, ...).


About this documentation

Cette documentation vise à fournir une aide améliorée de chaque module et fonctionnalité du système. Elle est mise à jour le plus régulièrement possible dès qu'une fonctionnalité est ajoutée ou améliorée. Consultez la donc donc la régulièrement pour être informé des mises à jour.


Trial period and subscription

How the trial period is working?

Lors de votre inscription à stackRooms vous avez droit à une période d’essai de 14 jours. Pendant cette période de 14 jours, vous avez la possibilité de tester le système sans aucune restriction de fonctionnalités.


What happens after the trial period?

Après votre période d'essai de 14 jours, il peut y avoir deux hypothèses:

- Vous n'avez pas enregistré un moyen de paiement : votre compte sera détruit et toutes vos données personnelles seront supprimées. Il ne vous sera pas possible de le réactiver plus tard ou de retrouver ces données. Elles sont effacées pour des questions de sécurités et de confidentialité.

- Vous avez enregistré un moyen de paiement : vous commencerez à être facturé chaque mois.


Save a payment method

Pour conserver un abonnement valide, vous devez avoir d'inscrit un moyen de paiement valable en tout temps.

Pour inscrire un moyen de paiement, vous devez vous rendre dans la section Administration de stackRooms et cliquer sur 'Votre abonnement'. Dès que votre nouveau moyen de paiement sera enregistré, vous recevrez un courriel de confirmation.


The different subscription plans

Nos plans d'abonnement n'ont de différence que le nombre d'unités maximales pouvant être créées. Toutes les autres fonctionnalités existantes sont à 100% fonctionnelles et disponibles, quel que soit le plan souscrit. Il vous est possible en tout temps d'ajuster le plan sur lequel vous êtes au nombre d'unités que vous souhaitez gérer avec stackRooms. Le changement aura lieu immédiatement et la facturation sera ajustée automatiquement.


Cancellation of the subscription

En tout temps, vous pouvez annuler votre compte que ce dernier soit en période d'essai ou non. Vous avez deux possibilités lors d'une annulation:

- Annuler immédiatement. Notez que pour cette option, un délai d'une journée vous sera demandé.

- Aller au bout de votre période de facturation en cours. Par exemple, votre période de facturation est du 1er au 30 mars, et que vous annulez le 20 mars, l'annulation et la suppression de vos données seront faites le 30 mars.


Expiration of the subscription

Un abonnement à stackRooms peut expirer de deux façons différentes:

- Après votre période d'essai de 14 jours.

- Si aucun moyen de paiement valide n'est enregistré.


Planning & bookings

Creating a booking

Vous pouvez créer une réservation depuis votre planning. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur une case correspondante à la chambre et à la date d'arrivée. Déplacez votre curseur de souris vers la droite pour prolonger la réservation. Le système vous demandera si vous souhaitez créer une réservation pour ces dates. Confirmez pour passer à l'étape suivante.


Change the length of a booking

Vous pouvez modifier la durée d'une réservation directement à partir de votre planning. À l'aide de votre souris, survolez la réservation pour laquelle vous souhaitez modifier la durée de séjour. Vers la droite de la réservation, vous devriez apercevoir cette icône . Cliquez et déplacez votre souris vers la droite pour allonger la durée de la réservation ou vers la gauche pour raccourcir la durée de la réservation. Le système vous demandera si vous souhaitez modifier la durée de la réservation. Confirmez.


Move a booking

Vous pouvez déplacer une réservation directement à partir de votre planning. À l'aide de votre souris, survolez la réservation pour laquelle vous souhaitez modifier la durée de séjour. Vous devriez apercevoir cette icône . Cliquez et déplacez la réservation vers un autre emplacement sur votre planning. Le système vous demandera si vous souhaitez modifier la durée de la réservation. Confirmez.


System date and real date of the day

Le planning s'affiche par rapport à la date du système. Cette date n'est pas la date du jour. C'est la date à laquelle le système est bloqué en attendant que se fassent les arrivées, les départs, la facturation, ... La date se met à jour à celle du lendemain après une clôture. Si en haut de votre planning, cette icône apparaît, c'est que la date actuelle du système n'est pas égale à la date réelle actuelle.


Place a booking in option

Que ce soit lors de la création d'une réservation ou de l'aperçu de celle-ci, vous pouvez choisir de placer cette réservation en option. Cela signifie de donner la possibilité à votre client de bloquer la chambre pour les dates désirées en attendant la confirmation. Par défaut, le délai après lequel une réservation en option est annulée est de 12 heures. Vous pouvez configurer ce délai dans les options des réservations.


Automatic expiration of a booking in option

Toutes les 10 minutes, notre système vérifie automatiquement si les réservations en option sont expirées. Si c'est le cas, la réservation en question et ces éléments facturables seront placés au statut annulé. Vous pouvez consulter la liste des réservations annulées dans la section des rapports.


Kardex

Vous pouvez créer un contact sous trois catégories différentes: client, société ou contact de facturation.


Create and edit a client

Un client désigne la personne ou l'ensemble de personnes qui occupera la chambre lors de la réservation. Lors de la création d'un client, le système vous demandera de fournir des informations sur l'identité du client. Considérant que plusieurs clients peuvent porter le même nom de famille (ou prénom), nous vous suggérons d'essayer de remplir le plus d'information possible. Il vous sera, par la suite, plus facile de retrouver le client et vos rapports en seront plus précis.


Create and edit a business

Une entreprise désigne la compagnie pour laquelle le client travaille ou est envoyé dans votre établissement. Cette information peut être utile pour la prise en charge des frais de réservation et lors de la génération du rapport sur la fidélisation des compagnies dans votre établissement.


Create and edit a billing contact

Un contact de facturation est la personne qui est responsable de payer les factures pour un client dans votre établissement.


Label contacts

Le système vous offre la possibilité d'étiqueter vos différents contacts (client, entreprise, contact de facturation). Ces étiquettes suivront le client dans la presque totalité du système. Les différentes étiquettes disponibles sont les suivantes :

VIP : signifie que le client est considéré comme étant un client très régulier et que selon vos règlements internes, il pourrait bénéficier d'un accueil particulier (bouteille de vin, ...).

Régulier : signifie que le client est considéré comme un client venant assez fréquemment dans votre établissement.

Indésirable : signifie que le client n'est plus le bienvenu dans votre établissement ou que certaines précautions devront être prises lors de son séjour (prépaiement, caution, ...).

Handicapé : signifie que le client est une personne à mobilité réduite et que lors de son arrivée, un accueil particulier devra être prévu. Notez que seul un client peut être étiqueté avec ce statut.


Automatically label contacts

Le système peut automatiquement étiqueter des clients pour vous. Cette automatisation est possible que sur les étiquettes VIP et Régulier. Par défaut, un client devient VIP après 20 réservations ou 30 nuitées et un client devient régulier après 10 réservations ou 15 nuitées. Ces limites peuvent être modifiées dans les options du cardex. Notez que cette automatisation se fait une fois par jour par le système.


Rooms

Create and edit a room

Les chambres font parties intégrantes du système. Leur nombre est limité en fonction du plan souscrit par l'utilisateur. Lors de la création ou la modification d'une chambre, vous pouvez renseigner plusieurs informations comme l'étage ou le bâtiment dans lequel la chambre se trouve. Il vous est aussi possible de nommer une chambre. Dans ce cas, le système interprètera la chambre selon son numéro et son nom. Par exemple, plutôt que d'afficher 'Chambre 16', le système mettra en évidence le nom de la chambre de cette façon : 'Chambre 16 - Junior Suite'. Il vous est également possible d'inscrire une occupation maximale. Cette information se trouvera sur le côté gauche de votre planning ainsi que sur l'écran de création d'une réservation. Cette information a juste un but informatif et ne bloquera pas la création de la réservation si vous inscrivez un nombre plus élevé d'occupants.


Close a room

Cette fonctionnalité est actuellement en développement.


The different statuses of a room

Le système vous permet de spécifier 4 statuts aux chambres pour vous aider dans la gestion de votre établissement.

Propre : signifie que la chambre est propre et qu'elle est disponible pour de nouveaux clients.

Sale : signifie que la chambre est sale et qu'elle n'est pas disponible pour de nouveaux clients.

Fermée : signifie que la chambre est actuellement en travaux, en rénovation. Ce statut peut également servir à indiquer que la chambre ne peut être utilisée pour une autre raison (pas d'eau chaude dans la salle de bain, ...).

Inactive : signifie que la chambre n'est pas réservable à partir du planning. Elle est masquée et ne sera pas visible dans le système sauf sur l'écran de la liste des chambres. Ce statut peut être utilisé si vous décidez de fermer définitivement une chambre dans votre établissement. Ce statut est également utilisé lorsqu'après votre période d'essai gratuite de 14 jours de stackRooms, le nombre de chambres dans le système dépasse le nombre autorisé de chambres dans votre plan.


Housekeeping

List of arrivals and departures

Ces rapports permettent à votre équipe d'avoir un aperçu rapide de l'état des chambres en fonction des arrivées et des départs du jour. Il vous est possible de changer rapidement le statut d'une chambre entre Propre et Sale par le biais des boutons d'action placés à la fin de chaque ligne.


Night Audit

What is the Night Audit?

Le Night Audit ou night auditor ou encore réceptionniste de nuit est la personne au sein d'un hôtel, qui en plus de s'assurer de l’accueil et la réception des clients pendant la nuit est la personne qui établit la clôture des opérations de comptabilité du jour pour la réception en vérifiant la validation des factures, l'encaissement des règlements, l'établissement du rapport comptable de la journée pour la direction.


Why a end of day process?

La clôture d'une journée permet au système de facturer les éléments quotidiens comme les nuitées. C'est aussi au cours de ce processus que les réservations sont vérifiées par le système afin de garantir leur bonne intégrité avec le reste des données du système.


End of day process in manual mode

Dans ce mode, pour clôturer une journée, vous devez vous assurer que toutes les arrivées et tous les départs du jour sont effectués. En effet, une clôture ne peut pas être faite sans ces deux conditions. Le bouton pour activer la clôture est masqué tant que ces deux conditions ne sont pas réunies. Le rapport de pré-clôture vous aidera à vérifier et contrôler les différents éléments qui seront facturés au cours de la clôture. À la fin du processus, le système passe à la date suivante.


End of day process in automatic mode

Dans ce mode, vous n'avez pas besoin de procéder à une clôture. Le système passe automatiquement à la date du lendemain. Contrairement au mode manuel, les arrivées et les départs ne sont pas faits automatiquement. Également, les éléments facturables restent à leur statut actuel. Vous pouvez consulter le rapport de pré-clôture afin de valider l'aspect général des éléments facturables de la journée.


Rapports

Introduction aux rapports

Les rapports sont des outils relatifs à l'activité de votre établissement au fil de l'année. La période maximale d'analyse est de 365 jours, soit une année entière. Vous pouvez faire autant de rapports que vous le désirez. Pour certains rapports, il vous est possible d'afficher les données en fonction du nombre de réservations ou en fonction du nombre de nuitées. Reportez-vous aux sections suivantes pour plus d'informations sur chaque rapport. Pour les rapports présentant un graphique, vous avez la possibilité d'avoir les données numériques par jour d'analyse. Idéal, si vous cherchez l'information pour une date précise.


Rapport d'activité global

Ce rapport vous offre la performance de tous les autres rapports combinés en une seule page. Ce rapport peut être généré par le nombre de réservations ou par le nombre de nuitées.


Rapport sur les revenus

Ce rapport présente un graphique des revenus pour la période observée. Sont considérés comme revenus, les nuitées et les éléments facturables qu'ils soient facturés ou non facturés. Les éléments annulés ne sont pas pris en compte. Ce rapport est filtrable par : hébergement seulement, éléments facturables seulement ou par hébergement et éléments facturables.


Rapport sur les encaissements

Ce rapport calcule la somme de tous les encaissements reçus pour une période donnée. Vous pouvez filtrer les données de ce rapport par moyen de paiement si vous ne souhaitez avoir que les encaissements reçus par carte VISA par exemple.


Rapport sur les factures

Ce rapport vous affiche toutes les factures émises par le système pour une période donnée. Ce rapport est filtrable par : statut de facture (non payée, payée, en attente, débiteur, annulée).


Rapport de taxes

Un rapport vous permettant pour une période donnée de lister les taxes payées par vos clients sur les différents items facturables. Ce rapport peut être généré en filtrant une taxe en particulier.


Rapport sur les règles tarifaires

Ce rapport présente l'utilisation des règles tarifaires du système en fonction de la période d'analyse désirée. Ce rapport peut être généré par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Taux d'occupation

Ce rapport présente de manière graphique, une carte de chaleur interactive en fonction du taux d'occupation par jour relatif à la période d'analyse sélectionnée. Plus la couleur de fond est sombre, plus le taux d'occupation est élevé. Le chiffre présent dans les cellules de la carte de chaleur correspond au nombre de nuitées facturées pour la journée. Vous pouvez choisir dans les options des rapports la tonalité de couleur que vous désirez. Pour obtenir le taux d'occupation, la formule mathématique est: Total des chambres occupées / Total des chambres disponibles. Une chambre en travaux est considérée comme étant disponible.


Taux journalier moyen

Cette statistique représente le tarif journalier moyen, c'est-à-dire le prix payé en moyenne par les clients pour une journée donnée. Les nuitées annulées ne sont pas prises en compte. Les tarifs présentés ne comprennent pas les taxes. On peut exprimer le taux journalier moyen par la formule mathématique suivante: Revenu total des chambres / Total des chambres occupées.


Revenus par chambre disponible

Aussi appelé RevPar, il s'agit de mesurer les revenus quotidiens moyens générés par les chambres disponibles dans l'établissement. Cette statistique s’obtient par la formule suivante : chiffre d’affaire global lié aux chambres / chambres disponibles.


Popularité des chambres

Ce classement permet d'afficher pour une période donnée les chambres les plus souvent occupées par les clients. Vous pouvez afficher ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Popularité des sociétés

Ce rapport affiche un classement des sociétés les plus fidèles à votre établissement. Vous pouvez consulter ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Popularité des clients

Ce rapport vous permet de voir quels sont les clients ayant effectué le plus de réservations ou de nuitées dans votre établissement. Vous pouvez afficher ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Nationalité de la clientèle

Ce rapport vous permettra de savoir, pour une période donnée, le pays d’origine de vos visiteurs. Vous pouvez afficher ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Réservations par segmentation

Une segmentation est la raison pour laquelle un client réserve dans votre établissement. Cela peut être pour un besoin d'affaire ou simplement touristique. Ce rapport vous permettra de savoir pour quelle raison vos clients ont réservé dans votre établissement. Vous pouvez afficher ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Réservations par origine

Une origine constitue la source de réservation principale de vos clients. Cela peut être à partir du site internet de votre établissement ou par des sites tiers comme Booking.com ou Expedia.ca. Ce rapport vous affichera le classement des origines de réservation. Vous pouvez afficher ce rapport par nombre de réservations ou par nombre de nuitées.


Réservations annulées

Ce rapport liste toutes les réservations annulées. Celles-ci peuvent avoir deux origines. La première étant lorsque vous annulez une réservation. La seconde est lorsqu'une réservation est placée en option et que sa durée est dépassée. Dans ce cas, la réservation devient annulée pour ne pas bloquer d'autres réservations potentielles. Vous pouvez réactiver la réservation en cliquant sur le bouton présent en bout de ligne.


Paramètres du système

Informations sur l'hôtel

Spécifie les informations de base de l'établissement comme son nom ou son adresse. C'est également dans cette section que vous allez pouvoir changer le logo de votre établissement. Celui-ci apparaît sur les reçus de paiement ainsi que sur les factures émises.


Heure, date, nombre et devise

Ce sont les options d'affichage des heures, dates et nombres dans le système. En fonction de votre emplacement géographique et de votre langue, ces paramètres peuvent être changés pour refléter vos habitudes régionales.


Gestion des règles tarifaires

Une règle tarifaire est un tarif accordé lors d'une réservation selon plusieurs critères. Ces règles tarifaires peuvent s'appliquer en fonction de l'unité réservée ou de la date de séjour de votre client. Lorsque vous créez une règle tarifaire, vous avez le choix de spécifier la période de validité ainsi que les unités concernées par cette règle. Ce tarif sera présenté lors de la création d'une réservation si les critères sélectionnés sont réunis et pour le proposer à votre client. Un rapport est à votre disposition pour voir la performance des règles tarifaires enregistrées dans le système.


Paramètres du planning

Ici que vous pourrez changer les paramètres reliés à votre planning comme par exemple, la charte de couleur ou le nombre de semaines par défaut à afficher.


Paramètres du cardex

Dans cette section, vous allez pouvoir mettre à jour le nombre de réservations et/ou de nuitées à partir duquel un client devient Régulier ou VIP. Cette option d'automatisation se fait une fois par jour et vous permet de laisser le système associer automatiquement une régularité chez vos clients à des étiquettes (Régulier ou VIP uniquement).


Paramètres de facturation

Ici, vous pouvez paramétrer le visuel des factures générées par le système ainsi que le préfixe à utiliser pour référencer celles-ci. Vous pouvez aussi spécifier si les éléments similaires (éléments ayant le même tarif, taxe et consécutifs en termes de date de facturation) doivent être groupés ou non.


Paramètres des réservations

Dans cette section, vous allez pouvoir personnaliser les options lors de la création d'une réservation. Vous pouvez définir les taxes qui sont applicables sur les nuitées d'hébergement, le préfixe à utiliser pour les références de vos réservations. Il vous est également possible de changer la durée des réservations placées en option. Après le délai choisi, les réservations seront annulées.


Paramètres des rapports

Ici, vous pouvez choisir la manière avec laquelle sont générés par défaut les différents rapports du système.


Origine des réservations

Dans cette section, vous allez pouvoir créer, modifier ou supprimer des origines de réservation permettant de spécifier comment vos clients réservent dans votre établissement. Un rapport vous présente le classement des origines de réservation.


Segmentation de la clientèle

Dans cette section, vous allez pouvoir créer, modifier ou supprimer des segmentations de réservation permettant de spécifier la raison de leur séjour dans votre établissement. Un rapport vous présente le classement des segmentations de réservation.


Taxes de vente

Ici, vous pouvez ajouter ou modifier les différentes taxes associées au système. Ces taxes seront par la suite proposées dans les différents écrans du système.


Méthodes de paiement

Ajoutez, modifiez ou supprimez des méthodes de paiement qui seront proposées lors d'encaissement. Un rapport vous présente les encaissements par méthode de paiement.


Éléments à facturer

Ici se fera la gestion des éléments facturables à vos clients. Location de vélo, petit-déjeuner, lit supplémentaire, ... C'est à vous de configurer comme bon vous semble les différents éléments que vous avez l'intention de rendre facturables. Vous avez le choix également d'associer une ou plusieurs taxes à un élément afin de calculer le prix final automatiquement.


Administration

Créer et lister des utilisateurs

Cette interface vous permet de créer, modifier ou supprimer des utilisateurs qui auront accès à votre établissement et ses rapports sur stackRooms. Lors de la création d'un nouvel utilisateur, un courriel lui sera envoyé automatiquement afin qu'il valide son adresse électronique.


Niveaux d'accès des utilisateurs

Par défaut, lors de votre inscription, vous avez le niveau d'accès Directeur. C'est le niveau d'accès le plus élevé dans le système. Il existe deux autres niveaux d'accès pour mieux correspondre à vos différents besoins:

Réceptionniste : pourra avoir accès au planning ainsi qu'à la création de réservations et la gestion des contacts du système. Ce niveau de droit ne lui permettra pas d'avoir accès à créer ou modifier de nouvelles chambres. Les rapports et paramètres du système seront également interdits.

Entretien ménager : pourra uniquement avoir accès à l'onglet concernant l'entretien ménager qui comprend le changement de statut des chambres de propre à sale.

Voici un tableau résumant les différents niveaux de droit:

Accès Directeur Réceptionniste Entretien ménager
Onglet 'Planning' OUI OUI NON
Onglet 'Cardex' OUI OUI NON
Onglet 'Chambres' OUI NON NON
Onglet 'Housekeeping' OUI NON OUI
Onglet 'Night audit' OUI OUI NON
Onglet 'Rapports' OUI NON NON
Onglet 'Paramètres' OUI NON NON
Onglet 'Administration' OUI NON NON


Utilisateurs connectés

Cette section vous permet de lister les utilisateurs connectés actuellement au système. Il vous permet également de savoir sur quelle page ils se trouvent et à quand remonte leur dernière connexion ou leur dernière action.


Résumé du compte

Ceci vous permet d'afficher un résumé de votre activité sur stackRoomns (nombre de chambres créées, nombre de clients créés, ...).


Votre abonnement

C'est dans ce module que se gère votre abonnement à stackRooms ainsi que votre moyen de paiement pour le plan auquel vous souscrivez. Vous pouvez annuler également votre abonnement par le biais de cette interface et y consulter vos factures.